一. 留言功能特点
1. 简单的个人住客留言操作
酒店版VMS-100Plus为每个住客提供个人留言，一种趋向于完善结合的留言处理。这样，住客不必费事地按键选择一些电话功能，酒店会提供优质的对客服务。通过给住客提供尽可能简单操作的留言系统，酒店版VMS-100Plus确信清晰高效的通信手段，将使住客在感到满意的同时减少工作消耗。
酒店版VMS-100Plus的系统会话简单易懂，酒店的住客无需任何训练就可以在任何时间、任意一部电话上使用语音信箱，即使从未用过的住客也会感到舒适轻松。住客只需通过按键来选择留言或听取留言。如果他们需要帮助，只需按“0”键，即可随时和服务员取得联系。
如果住客使用密码或问候语，系统会询问在每次检查留言之后是否修改密码或问候语。这会使第一次使用留言信箱的人感到更方便。
人们之所以喜欢VMS-100 PLUS系统，是因为它非常亲切，易于使用。
2. 多语种服务
为了满足外宾的需要，酒店版VMS-100Plus除了提供基本语音信箱功能外，还将为每个房间提供多语种留言功能。住客会话可选择中、英文，还可自行录制酒店所需的其它语种。由于住客信箱留言问候可以有多种语言，那么他们就可以自主地选择所倾向的语种，因而个人留言克服了文化上的障碍。
3. 实用的语音信箱功能
语音留言真实可靠。所有留言均标明时间，真实可靠，不会丢失、延迟或误解。住客可以选择一个密码保证安全，并用自己的声音录入个人问候语来使自己的信箱个人化。通过酒店版VMS-100Plus，留言比传递纸条给住客更有效。电话呼入者利用自己的语言和口气留下详细的私人留言，他的心情和事情的轻重缓急在每个留言中都很容易被分辨出来。住客可以不受数量限制地接收留言并可通过任何电话听取。
根据使用的电话系统，VMS-100 PLUS可以通过点亮客人房间里的留言灯，通知住客有留言等待。住客仅需在房内按一下电话的按键就可以收听留言。当收听完留言后，系统会自动关闭留言灯。
每次住客检查他们的留言时，VMS-100 PLUS在自动播放留言前会说明有几条新留言。每当住客收听留言时，系统会提示用户存储、删除或重新播放留言。住客若需将留言存储，当他再次检查留言时，VMS-100
PLUS会再次播放这一条留言。
住客可以通过录入问候语，告诉打进电话的人他什么时候可以回话或什么时间返回酒店…等等。住客可以在任意一部电话上修改他们的问候语。
4. 有效的商务应用
酒店版VMS-100Plus完善的留言服务功能，将使每个房间具备办公室的效能，让处在差旅中的商务人士可以和世界各地的客户保持不间断的联系。
当酒店住客住进某房间后，就可以立即使用语言留言系统。打进电话的人在电话占线或无人接的情况下，VMS-100Plus语音处理系统可以立刻为住客留言。
酒店版VMS-100Plus可为酒店商务住客提供特殊的留言服务。它允许商务住客使用酒店以外的电话接收留言并迅速地播放它们。当客人收听留言后，他们可以再听一遍，也可以将留言存储或删除。
即使已经退房，离店客人也可拨入酒店版VMS-100Plus，检索尚不知其退房的人给他留下的语音、传真或其他信息而勿需话务员帮助。因此，离店客人不用担心其错过任何有用的信息。
5. 良好的信息保密性
酒店版VMS-100 PLUS将保护住客留言的机密性。系统管理员可以允许住客在任意时候、任意一部电话上设置、修改他们自己的密码。密码只有住客自己知道，所以可以保护他们留言的隐私。包括系统管理员在内的任何人在不知道密码的情况下均无法获取留言。
住客留言仅仅是酒店版VMS-100Plus的一个功能，它还兼备其他用途，并将给每一个与您进行商务联系的人留下深刻印象，并充分实现对酒店客人令人满意的承诺。
二. 酒店信息热线服务
另一个提高服务质量并可减少工作消耗的方式是让住客直接从电话中获取主要信息，特别是那些简单、重复、繁琐的问题，从而使服务人员有更多的时间从事其他工作。
利用酒店版VMS-100Plus，酒店可以设计出一个信息热线提供全天候服务。利用它回答一些关于酒店各岗位服务项目及时间、机场穿梭巴士、酒店阶段性优惠活动、电视节目安排、附近的旅游景点及到达方法、餐饮特色等其他经常性的固定问题，并可随时删改更新。
由于可在任一时间通过任一部电话进入热线，就使得此项语音服务更加方便灵活有价值，如使用酒店分机电话，则住客可随意拨打，毋须支付电话费用。使用者仅通过按键选择，即可收听到所需信息。例如，他们可以按"1"来了解酒店服务，按"2"听取餐饮娱乐信息。这是一个提供最新信息的良好途径，并可从当地商业赞助商中获得一些收益。
三. 与酒店管理系统（PMS）相整合
酒店版VMS-100Plus可以和酒店管理系统（PMS）紧密结合使用，使PMS具备自动语音信息箱管理的卓越功能。两个系统如一个系统般地结合工作共享主要信息，使客人留言系统更加完善。所有信箱开放和关闭都可通过PMS控制，前台人员勿须进入语音信箱系统即由PMS自动Check-in为客人注册信箱。因此，通过与PMS集成，酒店可以为客人提供更多服务并提高住宿登记速度，而不需追加管理开支或增大员工的工作压力。
酒店住客和职员可以通过回答系统的一些简单的问题来使用VMS-100 PLUS系统的语音信箱。系统管理员可以设置住客语音信箱的功能，住客听到的是与其功能相一致的系统提示语。
VMS-100 PLUS系统上不需要注册住客的姓名。实际上，他们的姓名将不会在系统的任何地方出现。VMS-100
PLUS是通过住客的分机号同他们联系的。
酒店职员也可以使用特殊、易于记忆的特定编号迅速地处理留言信箱，例如重新设置信箱或在住客退房之前或之后灵活处理他们的留言。
当酒店住客退房后，前台职员可以通过PMS的Check-out功能，重新设置该房间的留言信箱，以便新住客进来时可以立刻使用语音信箱。
Mini吧、房态、叫醒等功能，依靠酒店版VMS-100Plus与酒店管理系统（PMS）的整合，可实施更高效的管理。
* Mini Bar 消费查核功能
服务生通过普通电话可以统计客房Mini Bar的消费，酒店管理系统根据VMS 提供的信息，进行结算。
* 房间状态维护
酒店服务生可以使用任何一部电话随时确认、更新房间状态信息。
* 叫醒服务
多种方式设置叫醒服务：客人用自己房间的电话设置叫醒时间；服务生通过电话
为客人设置叫醒时间；系统管理员设置叫醒服务。
四. 直接提高工作效率
语音信箱不仅用于提高对客服务质量，让住客感到满意，它还通过减少冗长的人工留言记录来直接减少服务人员的工作。服务员从人工记录和传送书面留言中解放出来，为住客提供他们更需要的服务，内部管理运作将因此变得更加完善。
例如，管理部门可快速给所有酒店职员传达通知，而不同上班时间的员工可互相留下详细留言，所以对客服务将不因工作交接班而中断。
VMS语音处理系统流水线式的通讯方式，可让员工相互直接联系，取消了部门间员工留下备忘录或电话标签的习惯做法，让酒店员工有更多时间从事重要工作。
不通过话务员的帮助直接将电话转到所要的分机，可以避免一些住客服务受打扰。卖主和供货商可以直接和酒店员工取得联系，他们可以在员工不当班的时间方便地留言。
故此，通过迅速准确地搜集和发送信息，酒店版VMS-100Plus可为每个员工快速提供可靠的信息，以提高工作效率和运营效益。
五. 留言通知功能强大
VMS-100 PLUS系统在您有留言时，可按您事先对自己信箱的设置，不仅可多次通知到分机，还可按一定时间间隔，同时而重复地发送留言通知信息到您的家中电话、自动寻呼机、手机，直到您收到此信息为止。如增加相应的外围设备，还可直接给您的手机发送短消息通知。这对酒店关键岗位的人员，具有特殊重要的意义。
六. 维护方便
VMS-100 PLUS系统组成简洁，只要PC机选用稳定性较高、适合24小时运转的产品，语音卡（Dialogic）几乎不需要维护。本系统的维护管理工作，多针对于具体功能的使用技巧。
由于系统软件管理介面友好，且采用中文显示、图形化指示，酒店信息管理人员很容易学习。一般有通讯、计算机方面经验的技术人员，通过自学都可承担管理任务。
但如何适应本酒店的服务和管理特色，他们尚需经过本公司的专业培训，结合自身的仔细钻研以后，才能熟练掌握。
本系统软件的灵活性很高。考虑到酒店住客的个性化需求变化较大，因此专为系统管理员设置了远程维护功能。这使得酒店技术人员甚至可在休假中，均可适应客人的要求，对VMS-100
PLUS系统进行远程管理和功能调整。
一．综述
酒店业是凭借服务获得利益最为典型的行业。多年以来，业界推崇以高雅的环境、精良的设施、温馨细致的服务来开拓和稳定客源，并且依赖严格的管理，使"人"这一大弹性要素，统一到"标准化服务"上来。随着时代的进步，现代社会越来越注重人性的释放，因而酒店业开始倡导"人性化"服务，使客人享受到无微不至的关怀，追求"自在·自我"的境界。客人选择酒店的因素除了考虑星级、设施、价格以外，最关键的是认同酒店的服务。因而，旅游经济实质上是一种服务经济。
然而，服务正在被某种更加不可捉摸、更易引起争议的东西所取代，这就是"体验"。体验就是企业以服务为舞台，以商品为道具，以消费者为中心，创造使消费者参与、值得消费者回味的活动。
因此，体验是以"人性化+个性化"为基础的，是一种提供服务的人员与消费者共同参与并产生互动的经验。当然，体验首先依赖于它的提供者具备可承载这种感受的物质条件。
电讯增值业务实际上是在企业具有相关基础通信条件下为客人和员工创造体验的一种手段。
二．语音信箱系统是酒店最易实现的电讯增值业务
星级酒店大多采用程控电话交换机为客人提供话音业务，依靠酒店内部电脑管理系统（PMS）记录和传递客人的消费信息。
这样，实现电讯增值业务就有了良好的拓展平台。
语音信箱系统实际上是以计算机和语音卡为硬件基础，以语音处理软件为应用平台，利用酒店程控电话交换机接入用户，与酒店电脑管理系统（PMS）相集成，实现自动总机、语音留言处理、语音信息服务、自动通知、意见征询、多语种提示、话务量统计等功能，以及方便酒店内部高效管理的自动Check-in/Check-out、Mini吧/房态输入、叫醒、催款、VIP问候等相关功能。
无论酒店现有的电话机是否有留言灯功能，语音信箱系统均可以采用适当的方式把留言信息及时地传递到用户手中。
因此，增加语音信箱系统，几乎不用对现行通讯设备进行任何改动。酒店仅需提供原有设备上的一些接口即可很快搭建和应用以上便捷的功能，把客人、员工、管理者有机地整合在一起，充分体验高科技带来的令人愉悦的生活方式和高效率、个性化的工作氛围。
三．语音处理系统的应用已成为酒店业的行业标准配置
语音信箱系统（VMS）并非新技术，而是已在酒店业得到较广泛应用、被证明可为企业有效稳定客源的手段。三星以上酒店，特别是商务型酒店，商务客人往往代表着较好的消费潜力，他的职业决定了酒店必须注重为其带来促进沟通的宽敞渠道。对于商务客人，其各种商业信息需得到迅速传达，错过一个电话往往意味着错过一个商机。运用VMS系统，问题将迎刃而解。
仅在南京，希尔顿国际大酒店、金丝利喜来登酒店、金陵饭店、中心大酒店、玄武饭店、国际会议中心就已开通使用语音信箱系统，而金鹰皇冠酒店、中山大厦、华美达怡华酒店等六家三星级以上的宾馆正积极与本公司进行商洽，准备年内配备。
在全国，凡在当地有代表性的高星级宾馆，基本已配备此类系统。随着酒店星级评定方法的变化，更多的酒店将步入申报升星的行列，设施的完善与配套将更紧锣密鼓地展开。届时，没有配置VMS系统的酒店，将影响到客人对酒店的认同，并削弱其市场的竞争力。
应该说，深入、全面地推广语音信箱系统在酒店的应用是一种必然趋势。
四．语音处理系统的应用使员工从繁琐的工作中解放出来，把更多的耐心奉献给客人
管理运作一家酒店是富于挑战性和竞争性的事业，从让客人感到舒适到酒店设备管理、人事管理和其他琐碎之事，都需要极有耐心地工作。拓敏VMS-100Plus酒店版语音处理系统将通过管理客人留言及提高职员通信的手段来使所有工作更加有效运作。这正如具备一位极其出色的专职员工来提供优异的顾客服务，并且一天24小时不知疲倦地进行通信管理而没有怨言。
特别为旅游业设计的VMS-100Plus集合多种通信服务于一体，可说是一套完善的留言处理手段。具备这些服务，酒店每天都可为客人提供一个可以感受到并从中受惠的环境，员工的双手将有机会得到解放。
没有VMS系统的酒店，以下尴尬的局面，几乎每天都在上演：
* 在员工正手拿电话忙碌不堪时，恰有客人留言，还要手忙脚乱地用笔一边记录一边核对，生怕记错引起投诉；另一边，留言人正不耐烦地嫌酒店工作人员手脚太慢。
* 当您把记录留言的小信封安放在客人床头柜上，心想这件事儿算办完了时，还要担心若客人自己把它弄丢了会不会反倒怪您没放置妥当。
* 在遇到很多客房在某一时间需集中叫醒时，您不得不提前或滞后叫醒一些客人，因为人工方式不可能在同一个时间同时通知到每一间房。当然，客人听过电话叫醒通知后，还是有可能再次蒙头大睡，醒来还可能会进行投诉。由于没有第三方的证实，酒店、职员还得把苦水咽到肚里。
* 客人信用额度用完，您不得不"守株待兔"，左一趟右一趟，陪着笑脸、用甜美婉转的语言催款
* 在回答客人琐碎、简单、重复的问题时，也许另一个有住店意向的客人会因您的怠慢而离去。
* 客房中心的电话报修没有佐证，一旦工程部有疏忽，则无法查清责任。同样地，总台报进房、楼层报退房和OK房，均无法有效证明其操作过程，为工作考核造成不便。
* ……
而现在，有了酒店版VMS-100Plus，您不用再经历这些烦恼。
我们的口号是：让酒店职员减轻压力，以愉悦的心情，和客人一起把职业性的工作变为一种轻松的生活体验！
五．特色和效率产生市场优势
遍及世界的成功酒店都知道宏观服务手段不仅仅在于满足顾客需要，它还意味着照顾到每一细节--那些被竞争对手忽略而客人注意到的细节。它还意味着发现新方法，革新已有的服务手段来满意客人需要，而并非过于依赖虚饰。
有了酒店版VMS-100Plus语音处理系统，您将为客人提供真正满意的环境，同时提高酒店每天的运作质量，从而在林立的同行中卓尔超群，给人留下深刻印象，来争取更多的回头客。
同时，酒店也可以利用VMS-100Plus为内部行政管理服务。在当今竞争激烈、追求绩效的企业环境中，您一定在为下列情况困扰：
* 因不重要的电话而中断重要的工作和会议；
* 疲于代接电话或写留言条；
* 因不明确的文字留言而延误商机；
* 常须回答不同来话者所询问的相同问题；
* 因对方不在或占线而须再三拨叫；
* 一个指示却需重复电话通知多位相关人员；
* 因无人应答的电话铃声而心烦，或因无人接听而沮丧；
* 客户因不易找到人或电话占线而抱怨；
* 为等一个重要电话而无法抽身去办其他重要的事；
* 须同时应付数通电话而分身乏术；
* 无法避开一些不想接的电话
* ……
其实，这些情况的出现实属必然，因为电话虽然是企业有力的工具，但它却仅当通话双方均在场时才有效。最新研究表明：
* 在所有电话来往中，平均只有30%能在第一次找到想找的人；
* 40%的电话只涉及单向信息传递，而不需要任何回话。
因而借助语音处理系统，企业内部的管理将更省时、直接、准确！
六．结合酒店经营管理需求和适应酒店服务特色的应用比设备本身更为关键
即便其他酒店比贵酒店提前应用VMS系统，您也不必担心只是与对方打了个平手。因为光有设备是不够的，还需设备供应商对酒店运营有深刻的理解，才能协助酒店充分发挥VMS系统灵活优越的性能，否则再好的设备也不过是个摆设。
选择合适的供应商的过程实际上就是在选择合作伙伴。
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